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Nueva Directriz del Registro Nacional aclara las reglas para las sociedades mercantiles costarricenses
Costa Rica ha emitido una importante actualización respecto del requisito obligatorio de registrar un correo electrónico corporativo para las sociedades mercantiles.
El 24 de agosto de 2026, el Registro Nacional de Costa Rica publicó la Directriz DPJ-002-2026 en La Gaceta N.º 159, mediante la cual establece nuevos criterios para la aplicación de la Ley N.º 10.597 y la Ley N.º 10.962.
El principal cambio es claro: las sociedades mercantiles costarricenses que aún no hayan registrado su correo electrónico corporativo ahora tienen hasta el 3 de diciembre de 2027 para cumplir con este requisito.
A partir del 4 de diciembre de 2027, el Registro de Personas Jurídicas no inscribirá documentos relacionados con una sociedad mercantil que no tenga una dirección de correo electrónico debidamente registrada.
La nueva Directriz también resuelve la incertidumbre existente respecto del plazo aplicable y aclara cómo funcionará el proceso de registro mientras el Registro Nacional desarrolla su nuevo sistema digital de presentación de documentos.
De septiembre de 2026 a diciembre de 2027: ¿qué cambió?
Como informamos anteriormente, en mayo de 2026 el Registro Nacional emitió la Directriz DPJ-001-2026, mediante la cual extendió el plazo para el registro del correo electrónico corporativo debido a importantes retrasos en el Registro y al aumento de las cargas de cumplimiento para las sociedades.
Poco después, Costa Rica aprobó la Ley N.º 10.962, publicada el 3 de junio de 2026, que introdujo reformas adicionales destinadas a hacer que el registro del correo electrónico corporativo fuera más sencillo y menos costoso.
Entre otros cambios, la ley creó un mecanismo futuro que permitirá a los representantes legales de las sociedades registrar o modificar el correo electrónico corporativo mediante una declaración jurada firmada digitalmente, sin necesidad de escritura pública ni de un acuerdo societario protocolizado.
Sin embargo, las disposiciones transitorias de la ley generaron incertidumbre respecto del plazo efectivo para cumplir con esta obligación, incluyendo una referencia al 31 de diciembre de 2026, así como períodos adicionales de implementación y cumplimiento.
La Directriz DPJ-002-2026 ha resuelto ahora esta situación.
El Registro Nacional determinó expresamente que la fecha del 31 de diciembre de 2026 ha sido sustituida por el plazo de cumplimiento más amplio y favorable establecido en virtud de la Ley N.º 10.962.
Por lo tanto, el plazo resultante es:
3 de diciembre de 2027
A partir del 4 de diciembre de 2027, el Registro no inscribirá documentos relacionados con una sociedad mercantil que no haya registrado su dirección oficial de correo electrónico.
El nuevo sistema de registro digital aún no está disponible
Aunque la Ley N.º 10.962 simplifica considerablemente el futuro proceso de registro, el nuevo procedimiento todavía no se encuentra operativo.
La ley contempla un nuevo sistema electrónico de autoservicio mediante el cual el representante legal de la sociedad podrá, eventualmente, presentar una declaración jurada utilizando una firma digital certificada.
El Registro Nacional dispone de seis meses a partir de la entrada en vigor de la ley para implementar el sistema. Hasta que dicho sistema esté disponible, las sociedades no podrán registrar su correo electrónico mediante el nuevo procedimiento de declaración jurada. La Directriz DPJ-002-2026 establece expresamente que las solicitudes presentadas mediante este mecanismo antes de que el sistema entre en funcionamiento serán canceladas.
Para los propietarios extranjeros, sin embargo, es importante comprender que el futuro procedimiento digital no necesariamente eliminará la necesidad de contar con asistencia local.
La declaración jurada deberá ser firmada digitalmente por un representante legal de la sociedad. En la práctica, esto significa que el representante legal deberá poder utilizar una firma digital certificada costarricense. Los accionistas o administradores extranjeros que no cuenten con la identificación costarricense y las credenciales de firma digital necesarias, por lo general, no podrán utilizar personalmente este procedimiento.
Cuando corresponda, el procedimiento digital podrá ser gestionado por un gerente o representante legal debidamente designado que sea costarricense o que, de otro modo, cuente con el DIMEX y la tarjeta de firma digital costarricense requeridos, siempre que dicha persona tenga facultades suficientes para actuar en nombre de la sociedad.
Por consiguiente, los propietarios extranjeros de sociedades no deberían asumir necesariamente que esperar a la futura plataforma digital les permitirá realizar personalmente el registro o completarlo íntegramente sin representación corporativa local.
Mientras tanto, las sociedades pueden continuar registrando o modificando su correo electrónico corporativo mediante los mecanismos actualmente disponibles, incluyendo una escritura pública o un acuerdo societario protocolizado.
El registro continúa exento de tasas y tributos registrales
Otro beneficio importante confirmado por la Directriz DPJ-002-2026 es que los registros de correos electrónicos corporativos continuarán exentos de tasas, timbres, impuestos y demás cargos registrales hasta el 3 de diciembre de 2027, siempre que el único acto solicitado sea el registro o modificación del correo electrónico.
Si en la misma presentación se incluyen otras modificaciones societarias, continuarán aplicándose las tasas e impuestos normales correspondientes a dichas modificaciones adicionales.
Para los registros realizados mediante los procedimientos actuales de escritura pública o protocolización, también continúa siendo obligatoria la publicación en La Gaceta.
Una vez que entre en funcionamiento el futuro sistema digital de autoservicio, los registros realizados mediante la declaración jurada firmada digitalmente se beneficiarán del procedimiento simplificado contemplado por la Ley N.º 10.962.
¿Qué sociedades están sujetas a este requisito?
Como se había previsto, el requisito de contar con un correo electrónico corporativo aplica a las sociedades mercantiles costarricenses, incluyendo:
- Sociedades Anónimas (S.A.);
- Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.R.L.);
- Sociedades en Nombre Colectivo; y
- Sociedades en Comandita Simple.
Las nuevas sociedades mercantiles deberán incluir una dirección de correo electrónico directamente en su escritura constitutiva.
La Directriz también confirma que este requisito, como acto registrable, no se aplica generalmente a las sociedades civiles, empresas individuales de responsabilidad limitada, asociaciones civiles o fundaciones, sin perjuicio de las reglas específicas aplicables a determinadas entidades extranjeras.
¿Deberían las sociedades registrar ahora su correo electrónico o esperar?
Aunque el nuevo plazo del 3 de diciembre de 2027 proporciona un tiempo adicional considerable, Blue Zone Legal continúa recomendando registrar el correo electrónico corporativo tan pronto como sea razonablemente posible, en lugar de esperar hasta el vencimiento del plazo.
Existen varias razones prácticas para esta recomendación.
En primer lugar, el correo electrónico corporativo continúa siendo un requisito obligatorio de cumplimiento societario. A partir del 4 de diciembre de 2027, el Registro Nacional no inscribirá documentos relacionados con una sociedad mercantil que no haya cumplido con este requisito.
En segundo lugar, el futuro sistema electrónico debería simplificar el proceso, pero no necesariamente ofrecerá una solución completamente autónoma para todos los propietarios extranjeros. Debido a que la declaración jurada requiere una firma digital certificada costarricense, muchos accionistas y representantes legales extranjeros podrían continuar necesitando la asistencia de un representante local debidamente calificado.
Finalmente, posponer el cumplimiento hasta poco antes del vencimiento del plazo podría exponer a las sociedades al mismo tipo de congestión operativa y retrasos registrales que afectaron los trámites societarios durante 2026.
Por estas razones, la extensión debe considerarse como una mayor flexibilidad y no como una razón para posponer innecesariamente el cumplimiento.
Las sociedades que ya estén realizando otro trámite societario o registral deberían considerar especialmente la posibilidad de gestionar el registro del correo electrónico corporativo al mismo tiempo.
Las demás obligaciones de cumplimiento societario en Costa Rica continúan vigentes
La extensión del plazo para el registro del correo electrónico corporativo no suspende ni sustituye las demás obligaciones de cumplimiento societario existentes en Costa Rica.
La Directriz DPJ-002-2026 recuerda específicamente a las sociedades mercantiles que deben continuar cumpliendo, según corresponda, con las obligaciones relacionadas con el Impuesto a las Personas Jurídicas, el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y demás obligaciones establecidas por la legislación aplicable.
Esto sigue siendo particularmente importante en 2026, dado que las sociedades costarricenses continúan enfrentando cambios significativos relacionados con las declaraciones del RTBF, la representación societaria, las firmas digitales, la administración tributaria y los procedimientos registrales.
En Blue Zone Legal, continuamos monitoreando la implementación del nuevo sistema y brindando asistencia a clientes nacionales e internacionales en materia de registro del correo electrónico corporativo, declaraciones del RTBF, representación societaria, procedimientos registrales y cumplimiento corporativo en Costa Rica.
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